Gestão de caixa

Gestão de caixa: finanças sob controlo

Uma boa gestão de caixa também depende do seu equipamento. O equipamento adequado permite-lhe gerir as suas finanças, de forma rápida e simples, facilitando consideravelmente o fluxo de trabalho na sua empresa, beneficiando a si e os seus clientes que desfrutam de uma operação de pagamento simplificado.

1. Gestão de caixa

Pretende melhorar ou complementar a sua gestão de caixa? Disponibilizámos uma variedade de produtos que o ajudarão a organizar e melhorar a sua gestão de caixa. Nesse sentido, apresentamos de seguida alguns desses produtos.

1.1 Bandeja para trocos

Com vista ao pagamento sem contacto, as bandejas para trocos são um método fácil e seguro, simplificando a troca de dinheiro e troco, bastando apenas colocar o dinheiro na bandeja. De grande simplicidade, mas bastante eficazes, as bandejas de trocos são recomendadas para todos os negócios em que os clientes pagam em numerário. É possível adquirir uma bandeja de trocos por cerca de 15 Euros.

1.2 Rolos para caixa registadora

Os rolos de papel para caixa registadora são ideais para a impressão de recibos. Quem trabalha com um sistema de caixa, não dispensa o rolo para a caixa registadora.

1.3 Gaveta da caixa registadora

Todas as caixas registadoras incluem uma gaveta. Nesta o numerário pode ser rapidamente organizado, facilitando a entrega do troco e a contagem do dinheiro. Uma gaveta de caixa registadora custa cerca de 100 €  e, por norma, pode ser trancada com segurança, impossibilitando o acesso ao dinheiro em caixa a pessoas não autorizadas.

1.4 Caneta detectora de notas falsas

Uma caneta detectora de contrafações, permite-lhe detetar dinheiro falso com rapidez e segurança. Com esta caneta, as marcas de segurança tornam-se facilmente visíveis. Em qualquer negócio com pagamentos efetuados com notas, a caneta detectora de notas falsas é um investimento sensato, aumentando a segurança das transações em numerário.

1.5 Leitor de códigos de barras

Quando os seus produtos têm um código de barras, o leitor de códigos é uma ajuda significativa. Através deste dispositivo móvel, os códigos de barras podem ser digitalizados com rapidez e a sua utilização melhora a velocidade na caixa.

1.6 Caixa de dinheiro

A caixa de dinheiro é muito popular em negócios pequenos, tais como roulottes de petiscos. Além disso, é um método eficaz de guardar o dinheiro com segurança e organização. Como uma pequena alternativa à caixa registadora, a caixa de dinheiro é uma boa escolha para pequenas empresas.

1.7 Contador de moedas

A contagem dos trocos não só é morosa como também há o risco de cometer enganos na contagem. Um contador de moedas torna-se uma boa ajuda quando trabalha muito com moedas, pois conta as moedas comrapidez e segurança por si, acelerando consideravelmente o quotidiano de trabalho.

1.8 Terminal de pagamento automático portátil

O pagamento com cartão é cada vez mais popular, sendo seguro, rápido e simples. Se quiser oferecer esta modalidade de pagamento aos seus clientes, um terminal de pagamento automático portátil é indispensável. Possibilita pagamentos com segurança e sem contacto, o que é cada vez mais importante para muitos clientes. Um terminal destes tem a vantagem de permitir monitorizar o volume de vendas e pagamentos.

2. Gestão de caixa para maior segurança

Uma boa gestão de caixa tem de ser segura. De seguida referimos algumas dicas sobre formas como melhorar a segurança.

2.1 Evite o acúmulo de numerário em caixa

Por motivos de segurança, recomendamos-lhe que evite acumulação de grandes quantidades de numerário em caixa. Sempre que possível, apresse-se a depositar o seu numerário no banco e evite, acima de tudo, que os seus clientes detetem maiores acumulações de numerário em caixa.  

Pode armazenar provisoriamente o numerário numa caixa de dinheiro separada, de forma que os seus clientes não consigam visualizar enquanto efetuam o pagamento.

2.2 Verifique o numerário

Para prevenir a fraude, deverá verificar a autenticidade do numerário. Existem diretrizes claras que ajudam a fazê-lo, indicando que verificações são necessárias e como estas devem ser preferencialmente realizadas.

2.3 O princípio dos quatro olhos

No caso de quantias mais avultadas, faz sempre sentido que a verificação seja efetuada por duas pessoas. Isto impede que, por lapso, ocorram erros, sendo também uma proteção contra a fraude.  A este respeito, especifique diretrizes claras que definam quando deve ser aplicado o princípio dos quatro olhos.

3. Correta gestão de tesouraria

Uma boa gestão de caixa também equivale a uma correta gestão da tesouraria. Para tal, deve ter em atenção alguns detalhes para que não surjam problemas com as autoridades fiscais ou no dia-a-dia.

3.1 Instruções escritas da tesouraria

A gestão correta da tesouraria é algo que tem de comprovar quando as autoridades fiscais efetuam uma auditoria. Por conseguinte, deve sempre certificar-se que o sistema de caixa é aplicado correctamente. As instruções por escrito, além de facilitarem a integração de colaboradores, evitam mal-entendidos e dão segurança jurídica no manuseamento da caixa a todos os participantes.

3.2 Apuramento de caixa

A caixa é apurada e estão sempre a surgir falhas de caixa. Os motivos disso podem ser:

• Alguém que se enganou
• O troco foi mal contado
• Um defeito da caixa
• Roubo

Esclareça sempre como poderão ter ocorrido as falhas de caixa, uma vez que o roubo muito raramente é o motivo.

4. Conclusão sobre a gestão de caixa

Uma boa gestão de caixa não depende unicamente dos sistemas ao seu dispor. Os sistemas têm, em contrapartida, uma influência considerável sobre a gestão de caixa, pelo que deverá verificar sempre com exatidão quais acessórios necessários para si.

Um bom sistema pode garantir maior segurança nas operações de pagamento, facilitando, significativamente, o trabalho diário. Finalmente, as autoridades fiscais responsabilizam-no pela gestão correta da tesouraria e verificação da mesma com regularidade.