Equipamentos de escritório

Equipamentos de escritório e acessórios

O equipamento de escritório desempenha um papel importante para garantir que a vida quotidiana do escritório funcione sem problemas. Os equipamentos e acessórios de escritório devem, portanto, ser verificados regularmente e substituídos, se necessário. Apresentamos-lhe aqui alguns acessórios de escritório que irão facilitar o seu quotidiano e que não devem faltar.

1. Gama de equipamentos e acessórios de escritório

Há uma grande seleção de equipamentos e acessórios de escritório. Portanto, queremos apresentar-lhe os mais importantes e mostrar as respetivas características específicas para facilitar a sua escolha.

1.1 Trituradora de papel

A correta eliminação de documentos com dados sensíveis não só é exigida por lei, como também é uma forma importante de proteção da empresa. Portanto, uma trituradora de papel faz parte do equipamento básico de qualquer escritório. Esta deve proporcionar a devida segurança e ter capacidade suficiente.

Por isso, se tem uma grande quantidades de documentos que precisa eliminar, faz sentido ter um dispositivo grande. Caso contrário, é suficiente uma pequena trituradora de papel. Pode obter uma trituradora de papel por cerca de 50 euros.

1.2 Calculadora

A calculadora é uma ferramenta importante. Mesmo que muitos dispositivos e programas façam as contas por si, há sempre alguma situação em que é necessário fazer cálculos rapidamente. Deve ter uma calculadora à mão para esta finalidade. Pode obtê-las por cerca de 30 euros, no entanto, para que uma calculadora possua funções extensas, tem de investir um pouco mais.

1.3 Balança de mesa

Se necessita de fazer pesagens regularmente, como por exemplo de cartas, irá precisar de uma balança de mesa. Também é muito importante e útil ao lidar com itens pequenos, como numa joalharia ou na loja de penhores. Uma pequena balança de mesa custa cerca de 300 euros. No entanto, geralmente precisa apenas de uma para todo o escritório e não de uma para cada funcionário.

 
1.4 Etiquetadora manual

Com uma máquina de etiquetar manual, pode rapidamente etiquetar itens como gavetas ou pastas, o que aumenta a sua visão geral e permite-lhe poupar muito tempo de procura. Este equipamento de escritório é particularmente útil se tiver muitos compartimentos que precisam de ser etiquetados regularmente. Este dispositivo custa cerca de 50 euros.

1.5 Pasta

Para organizar documentos, as pastas, sejam elas de lombada larga ou estreita, tornaram-se indispensáveis no quotidiano de um escritório. Elas pertencem aos acessórios que podem ser encontrados em todos os escritórios. Ao escolhê-las, certifique-se de que têm largura suficiente. Também é aconselhável usar pastas de cores diferentes para facilitar a identificação e atribuir cores a tópicos específicos.

 
1.6 Sistemas de arquivo

Além das pastas, os sistemas de arquivo para todos os documentos que ainda não foram agrafados são muito importantes. Estes podem estar na horizontal ou vertical. O importante é que tenha espaço suficiente nos compartimentos individuais e que eles sejam etiquetados de forma sensata.

2. Equipamentos de escritório: critérios de compra

Antes de comprar equipamentos e acessórios de escritório, deve primeiro perguntar-se o que realmente precisa. Vale a pena observar o seu dia a dia e determinar que acessórios realmente têm um valor acrescentado para si e que equipamentos de escritório e acessórios são adequados.

2.1 Quanto espaço tem no escritório?

O escritório e cada secretária devem estar organizados e funcionais. Portanto, organize o material de escritório de forma que não ocupe espaço desnecessário. Por exemplo, coisas que raramente são usadas ou que todos os funcionários usam em conjunto devem ser guardadas num armário de fácil acesso a todos. Assim evita-se uma longa procura e as secretárias ficam menos sobrecarregadas. 

Por outro lado, os acessórios que todos os funcionários precisam diariamente devem estar no local de utilização. Isto inclui um furador, agrafador e também a calculadora, se o funcionário tiver de fazer cálculos regularmente. Torna-se vantajoso investir em vários dispositivos para que o trabalho diário não seja atrapalhado.

2.2 Aproveitar dispositivos existentes

Ao adicionar acessórios, tenha em atenção quais são os que já possui e compre novos que combinem com eles. Assim, não necessita de substituir tudo e pode manter a ordem de modo reconhecível.

2.3 Envolver os funcionários

Se quiser saber que equipamentos e acessórios de escritório são realmente necessários, pergunte aos funcionários que trabalham no escritório. Tenha em conta o que você próprio precisa regularmente e veja que material de escritório está disponível para facilitar o seu trabalho diário.

3. Equipamentos de escritório: dicas e truques

Os equipamentos e acessórios de escritório devem facilitar o trabalho diário e, simultaneamente, aumentar a organização. Vamos indicar algumas dicas que irão ajudá-lo.

3.1 Dicas para mais organização

Para que todos os funcionários se possam orientar rapidamente em todos os escritórios, recomendamos que garanta uma estrutura uniforme. Pode conseguir isso com as seguintes dicas:

• Use pastas coloridas para organizar documentos por tópicos.
• Coloque etiquetas em tudo. Faça-o de modo claro e inequívoco.
• Evite que as notas saiam do lugar, utilizando sistemas de arquivo bem cuidados.
• Disponibilize espaço de armazenamento suficiente para os documentos.
• Elimine os documentos que já não são necessários.
• Armazene de modo seguro os documentos que não são utilizados, mas que também não devem ser eliminados.
• Certifique-se de que tudo tem o seu lugar, pois assim evita procuras demoradas.

3.2 Destruição de documentos legais

Dependendo de quão sensíveis são os dados que precisam de ser destruídos, uma trituradora de papel deve ter um nível de segurança adequado. Certifique-se de que o cumpre. Em caso de dúvida, recomendamos que escolha sempre o nível mais alto para que os documentos possam realmente ser eliminados e destruídos de modo seguro.

4. Conclusão sobre equipamentos de escritório

Os equipamentos e acessórios de escritório são praticamente indispensáveis em qualquer empresa. No entanto, a quantidade e a categoria de acessórios de que precisa dependem da forma como a sua empresa está estruturada.

Recomendamos, portanto, que determine as suas necessidades exatas antes de fazer uma compra e, em seguida, compare os equipamentos e acessórios de escritório relevantes entre si. Dessa forma, garante um dia de trabalho produtivo e evita atividades supérfluas.